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天津eHR解决方案选型七步走

作者: 点击:4255 发布时间:2019-12-13 16:58:31

选定合适的eHR解决方案,需要用户制定正确的选型策略,遵循规范的选型流程以及设计完善的供应商评价体系。这不仅能帮助用户避免选型陷阱,有效规避投资风险,还能大大缩短用户的选型周期,降低选型成本。为此,我们总结出以下七大步骤,供用户选型时参考。

第一步:确定项目组及目标

eHR系统是人力资源管理业务与IT技术的融合,在进行选型时需要考虑的因素很多。一般来说,我们建议用户成立一个3-7人组成的选型项目组。成员除了HR部门的关键业务人员和有经验的IT管理人员外,还应该有企业的管理者代表参与,以加强与企业管理层的沟通,这对获得企业决策层自始至终的支持非常有益。一些大型企业在选型时,还会在项目组之外设立独立的项目指导委员会。该委员会由清一色的具有决策权的管理人员组成,他们负责审批预算,参与合同谈判,并给项目组提供各种必要支持。

项目组成立后的首要任务,是要立足企业实际,设定eHR项目的建设目标。在选型开始前没有明确的目标,将会导致项目组浪费大量时间对一些并不适合的产品与供应商进行0评估,甚至导致选择不合适的合作伙伴。在设定项目目标时,用户需要先回答下述几个问题:

1、eHR系统如何与企业现有的IT战略结合起来。

2、需要该系统提供什么功能,为什么需要这些功能。

3、希望通过该项目取得何种成效。

4、新系统的业务驱动模型是什么,系统如何对HR业务需求提供全面支持。

确定项目目标,需要项目组与企业高层管理者、HR管理人员、部门经理、普通员工甚至外部用户等企业内外部与业务相关的不同角色进行充分沟通来完成。只有这样,才能确定出满足自身需要的合理目标。

第二步:确定项目预算

确定项目预算是比较困难的。用户拟定预算一般会参考两种方法:一是通过了解供应商的一般报价标准来拟定;二是通过向其他已经实施过eHR系统的同行了解项目成本情况。

比较规范的做法是,在与供应商沟通前,用户先要了解企业过去在IT系统上的投资策略,以便评估企业在IT系统建设不同环节上的投资意愿。与此相对应,在拟定预算时,要特别注意将费用至少划分成三部分,即软件系统费用、实施费用以及相应的运行环境建设费用。软件费用一般指软件许可费用及每年的升级维护费用;实施费用则包括了软件配置、数据转换、培训以及定制开发等方面的费用,某些时候还可能会因为引入第三方咨询商,以帮助完成项目实施工作,而需要用户支付额外的咨询费用;运行环境建设费用包括与eHR系统相配套的其他软件系统投入以及相应的硬件投入。

第三步:确定项目建设模式

对于IT部门力量比较强大的用户而言,随着eHR系统选型工作的不断推进,项目组成员经常会在自行开发还是外包给专业eHR供应商之间艰难选择。这是一场非常耗费精力的争论,选型流程走到这一步,用户不应让这种争论继续下去,否则因为这个因素的不确定将使得后续选型工作远离制定的目标。

是自行开发还是外包?可以通过回答以下几个问题来确定答案:内部是否能为eHR项目提供所有必需的IT资源;HR部门是否有足够的精力与专业知识来完成系统分析与设计工作,并自始至终能指导IT部门的开发工作;与企业其他业务系统相比,IT部门将赋予eHR项目怎样的优先权;HR部门能否得到IT部门及时、高质量的服务;是否有很多特殊要求以致外部供应商提供的eHR系统不能通过实施配置来满足企业70%以上的需求。

虽然有些用户已经自行开发了一些简单的人事管理系统,但外包给专业厂商是目前以及未来的主流趋势。

第四步:选供应商

用户往往会通过请其他已实施eHR解决方案的同行推荐、互联网搜索、向第三方eHR询商求助这三种途径来初步收集供应商信息。面对众多候选供应商,用户需要将候选供应商的数量缩小到精力所及的范围之内,明确列出一系列供应商必须满足的要求,并以邮件或电话等方式与候选供应商进行沟通。

在对供应商进行初选时,项目组应该着手准备RFP(需求建议书)。RFP是用户为确保供应商理解项目的需求,并在此基础上提供项目建议书,编制而成的需求规范。RFP不能确保用户据此就能获得理想的eHR解决方案,但却可以帮助用户发现那些尽可能接近自身需求的系统。编制RFP的过程实际上也是用户进一步明确自己的目标与需求的过程,并以此建立起用户与供应商深入沟通的桥梁。RFP可节省选型时间,并使得各供应商之间的比较变得更容易,可以避免一些潜在疏漏。因此,编写RFP十分必要。

一般而言,RFP主要应包括以下几部分内容:企业情况概述/HR管理现状,项目的建设目标、实施范围、需要支持的员工数量、需要支持的用户数量,功能需求描述、性能要求,现有IT基础设施环境描述、技术要求,项目进度要求,对供应商的报价要求等,供应商已实施过的主要用户名单及联系方式(至少20家以上,需要包括一批与项目组要求的规模接近或业务背景类似的用户),供应商答复RFP及提交项目建议书的注意事项。

一旦完成了RFP编写,就可以将其发送给那些经初选认定的具备竞标资格的供应商,并给这些供应商预留2~4周时间回应 RFP.在此期间,供应商会不断对RFP提出一些疑问,必要情况下,项目组需要就此对RFP进行修改,并以正式的形式统一通知所有参与竞标的供应商。但在方案建议书提交日期到来之前2~4天,应停止对RFP进行任何调整,以利于供应商整理出稳定版本的建议书并打印制作成提交时所需的正式投标文件。

第五步:评估方案建议书

供应商在正式提交方案建议书之前,用户需要制定评估建议书的标准。通常的做法是,可以创建一个电子表格,将RFP中涉及的所有关键条目提取出来分类排列,根据其对用户的重要程度而指定不同的分值权重。需要指出,报价在这一阶段的评估中权重不宜过大,因为价格的灵活性比较大,在后期的商务谈判过程中一般都会有所变动。但报价必须在建议书里予以明示,因为这个报价将会成为未来进行价格谈判的参考依据,不至于使供应商毫无根据、漫无边际地进行价格调整。

项目组的每一个成员都应参与项目建议书的评估,而是分别进行,避免互相影响。项目组与供应商的沟通接口应该一致,评估中遇到的任何问题需提交项目组负责人或其他指定人员协调解决。项目组各成员在指定期间内完成评估工作后,应该以会议的形式将评估情况进行总结与讨论,并确定哪些供应商可以进入下一轮竞标,并为这批供应商安排进行系统演示的大致日程。无论是获得进一步机会的供应商,还是被取消下一轮竞标资格的供应商,项目组都应该正式通知对方,并要做好为那些失去机会的供应商提供合理解释的准备。

接下来是系统演示,这为用户与供应商创造了面对面沟通的机会。在这个阶段,用户应该掌握系统演示的主动权,准备好在适当的时候就一些关键问题进行提问,但不要过分关注每一个细节。对供应商系统演示效果的评估主要基于两个标准,即RFP阶段的评估标准以及供应商对用户预先提供的演示用例的满足程度。全部系统演示过程结束后,用户对每一家供应商及其提供的eHR解决方案就有了直观认识。项目组所有成员都应该参与系统演示过程,尤其是高层管理者代表,他们深入参与非常必要,因为他们往往对专利终决策起着关键作用。系统演示全部结束后,一般可保留3~4家供应商进入下一轮评估。

第六步:去典型用户处取经

在与胜出的几家供应商进一步接触之前,项目组应该从这些供应商提供的用户名单中挑选并联系4~5家典型用户。与哪些用户联系,事先不必通知相应供应商,以免该供应商与典型用户事先达成某种默契,进而影响项目组的调查效果。与典型用户联系之前,项目组需要准备一系列有针对性的问题,问题可以围绕该典型用户的 eHR系统应用背景、系统功能、实施效果、系统维护与应用情况、系统对需求变化的适应性、后续服务水平以及对该供应商的综合评价等方面展开。

项目组成员在与典型用户联系时要有所分工,注意不要安排同一个组员负责与同一个供应商的所有典型用户进行沟通,以避免过多的主观因素给选型造成影响。与典型用户的沟通结果将成为专利后决策时的重要考虑因素,因此,要特别注意这些典型用户表达的意见。当然,也要对他们有所保留的部分认真分析判断。

在现场感受典型用户的实际应用情况之后,我们也不能只听供应商的单方面陈述。为稳妥起见,项目组还需要拜访供应商以了解更多信息。拜访供应商及其典型用户无疑会额外增加选型成本,却是十分必要的环节,尤其是对于预算较大的项目,它能进一步降低选型的风险(对于一些预算本身就不高的项目,建议委托专业 eHR咨询商对供应商进行评估)。

拜访供应商一般能达到两个目的:对供应商的实力做进一步判断,对初次系统演示时被忽视或未给出满意答复的问题通过系统再次演示做进一步求证。项目组可以要求供应商提前准备如下资质材料,以备前往拜访时查看:营业执照、由银行开具的资信证明、近3年来的公司eHR业务的经营业绩、与eHR业务相关的员工数量及组成情况、近期资产负债表、软件产品版权认证证书以及其他有利于体现供应商实力的资质文件。项目组应该要求供应商提供上述材料的副本备存。

在拜访供应商之前,还应要求该供应商联系1~2家典型用户进行参观。这1~2家用户是在项目组事先已经沟通过的典型用户名单范围之内。在现场,你可以感受用户的企业规模与业务模式是否真正具有可比性,并通过实际用户对运行系统的介绍,来进一步判断该系统的功能特性是否满足或接近自己的需求。项目组还可以就该供应商的实施、售后服务等问题与该用户再次进行确认。

第七步:调整方案 专利后决策

通过与供应商及其用户的现场沟通,项目组将会对RFP再次进行补充与调整,确保在前面各个环节产生的关于技术环境、系统功能、报表、系统性能、实施计划、报价以及售后服务等方面的各项议题得到充分考虑,并要求供应商在方案调整中进行答复或确认;除了报价之外,供应商对其他部分内容都能相对容易地做出承诺。

对供应商及其用户的拜访结束后,项目组事实上已经对供应商做出了大致的排名。如果这些供应商在专利后一次方案调整中没有出现明显失误,经过对方案的再次评估后,上述排名的印象基本上不会变化。

如果排名较好的供应商明显优于其他几家,则可以邀请该供应商进行合同谈判。但这并不代表其他几家供应商完全丧失了机会,在前面的合同谈判不顺利时,其他几家供应商就有了新的机会,因此在没有正式签署合同之前,不要将机会的大门对其他供应商过早关闭。


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